Ảnh minh họa. (Nguồn internet)

Nguyên tắc, quy trình rà soát sổ BHXH

Việc rà soát thông tin trên sổ BHXH của người lao động đang tham gia BHXH bắt buộc tại các đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin về nhân thân; thời gian tham gia BHXH: quá trình đóng BHXH, BH thất nghiệp; Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị; Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BH thất nghiệp; Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

BHXH tỉnh/huyện tổ chức rà soát sổ BHXH theo phân cấp quản lý thu.

Về phía cơ quan BHXH, Tổ Thẩm định in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) của người lao động đang tham gia BHXH tại các đơn vị từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ thẻ, chuyển đơn vị; Thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH tại đơn vị hoặc tại cơ quan BHXH. Với các sổ BHXH đúng, đủ thông tin thì thu sổ BHXH và chuyển Tổ Nhập liệu. Sổ BHXH chưa đúng, chưa đủ thông tin; sổ BHXH bị rách, nhoè không đọc được thông tin thì lập Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) chi tiết theo từng sổ BHXH, chậm nhất sau 03 ngày đơn vị phải bổ sung hồ sơ; thu sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và kèm theo hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh; thẩm định, trình Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt trên Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02); chuyển Tổ Nhập liệu.

Tổ Thẩm định nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) sau khi đã điều chỉnh từ Tổ Nhập liệu, chuyển đơn vị; nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị; nếu đủ xác nhận của người lao động và người sử dụng lao động thì ký xác nhận; chuyển Tổ Nhập liệu.

Tổ Nhập liệu nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH của người lao động đối với thời gian đóng BHXH, BH thất nghiệp chưa hưởng và thông tin điều chỉnh đã được Giám đốc BHXH tỉnh/huyện phê duyệt vào cơ sở dữ liệu. Khi nhập xong cơ sở dữ liệu, cán bộ trực tiếp nhập dữ liệu in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chuyển Tổ Thẩm định.

Tổ Nhập liệu nhận lại Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH của người lao động (Mẫu số 03) từ Tổ Thẩm định nếu đúng, đủ xác nhận thì chốt dữ liệu, ký xác nhận; chuyển Giám đốc BHXH tỉnh/huyện duyệt; chuyển toàn bộ hồ sơ gồm: sổ BHXH, Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) kèm theo hồ sơ bổ sung và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) cho Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ.

Về phía đơn vị, nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) từ cơ quan BHXH; chuyển người lao động xác nhận trên Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); nhận lại, ký xác nhận và chuyển cơ quan BHXH; Phối hợp với cơ quan BHXH rà soát sổ BHXH; nộp sổ BHXH theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) cho cơ quan BHXH; Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ cơ quan BHXH, chuyển người lao động bổ sung hồ sơ; nhận lại và chuyển cơ quan BHXH.

Về phía người lao động, nhận Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) từ đơn vị, kiểm tra và ký xác nhận; trường hợp thông tin chưa đúng thì ghi nội dung đề nghị điều chỉnh kèm theo hồ sơ; gửi đơn vị; Nhận Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (Mẫu số 02) từ đơn vị (nếu có); bổ sung hồ sơ và gửi lại đơn vị.

Nguyên tắc và quy trình bàn giao sổ BHXH

Việc bàn giao chỉ thực hiện sau khi đã rà soát, nhập xong thông tin trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu và đã được nghiệm thu. Cơ quan BHXH phối hợp với đơn vị bàn giao trực tiếp sổ BHXH cho người lao động.

Quy trình bàn giao sổ BHXH cho người lao động

Sau khi Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ nhận toàn bộ hồ sơ từ Tổ Nhập liệu thực hiện cấp sổ BHXH cho người lao động.

Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH ngày 09/10/1995 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành mẫu sổ BHXH thì cấp lại (tờ bìa và toàn bộ tờ rời); In tờ rời sổ BHXH liên tục đến ngày 31 tháng 12 của năm trước thời điểm rà soát sổ BHXH theo quy định tại Tiết 2.5.1, Điểm 2.5, Khoản 2, Điều 4 Quy định về mẫu sổ BHXH ban hành kèm theo Quyết định số 1035/QĐ-BHXH ngày 01/10/2015 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Toàn bộ sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH đục lỗ và lưu tại Phòng Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (Phòng hồ sơ) của BHXH tỉnh theo quy định.

Đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định ban hành kèm theo Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 ban hành mẫu và số sổ BHXH, Quyết định số 1518/QĐ-BHXH ngày 20/12/2011 ban hành mẫu sổ BHXH và hướng dẫn ghi sổ BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và Quyết định số 1035/QĐ-BHXH (tờ bìa và tờ rời) thì không cấp lại, chỉ điều chỉnh, bổ sung thông tin thay thế.

Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01).

Việc báo cáo tình hình bàn giao sổ BHXH cho người lao động đối với BHXH huyện lập (Mẫu số 04) gửi BHXH tỉnh trước ngày 05 của tháng sau; đối với BHXH tỉnh lập (Mẫu số 05) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 10 của tháng sau.