Theo ông Chu Minh Tộ - Trưởng ban Sổ thẻ (BHXH Việt Nam), theo quy định của Luật BHXH số 58/204/QH13, cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp sổ BHXH cho người lao động; quản lý sổ BHXH khi người lao động đã được giải quyết chế độ hưu trí hoặc tử tuất; người lao động có quyền được cấp, quản lý sổ BHXH và có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH.

Tính đến hết tháng 5/2016, tổng số sổ BHXH đã cấp là 12.186.034 sổ, bao gồm 7 triệu sổ BHXH bìa cứng và 5 triệu sổ BHXH tờ rời.

Qua quá trình quản lý, cả hai loại sổ này đều bộc lộ những bất cập. Với sổ bìa cứng ghi bằng tay, thủ công dễ làm, nhanh cấp sổ kịp tiến độ kế hoạch đề ra, đáp ứng được yêu cầu quản lý và phát triển đối tượng trong giai đoạn đầu nhưng còn sai sót trong quá trình ghi, chất lượng giấy mực kém, khó bảo quản, không phân nhóm hoặc loại hình tham gia để quản lý, không quản lý được cơ sở dữ liệu bằng công nghệ thông tin.

Sổ tờ rời đáp ứng được dữ liệu quản lý bằng công nghệ thông tin, hằng năm thông báo kịp thời, chính xác quá trình tham gia BHXH cho người lao động, đối chiếu, điều chỉnh số liệu thống kê nhanh, chính xác nhưng có nhược điểm là manh mún, khó quản lý, dễ thất lạc, chất lượng in cũng chưa tốt… nên số lượng sổ xin in lại khi giải quyết chế độ còn chiếm tỉ lệ cao.


Để chuyển giao sổ BHXH đến tay người lao động kịp thời, tránh xảy ra khiếu kiện, tranh chấp cũng như giúp giải quyết đúng, đủ chế độ cho người tham gia BHXH, Ban Sổ thẻ đề xuất 02 phương án bàn giao sổ BHXH cho người lao động theo lộ trình.

Phương án 1: BHXH tỉnh/huyện thực hiện thu hồi toàn bộ sổ BHXH của người lao động đang làm việc và tham gia BHXH tại đơn vị sử dụng lao động. Thực hiện đối chiếu, cập nhật và bổ sung thông tin để hoàn thiện dữ liệu tham gia BHXH, BH thất nghiệp; cấp lại toàn bộ số sổ đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định số 1443-LĐTBXH của Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội theo mẫu sổ tờ rời ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH. Đối với trường hợp sổ BHXH tờ rời đã cấp mà bị rách, hỏng, dính mực, nhòe chữ… không đọc được thông tin đã ghi trên sổ BHXH thì thực hiện cấp lại sổ BHXH. Cơ quan BHXh sẽ in Phiếu xác nhận quá trình đóng BHXH, BH thất nghiệp gửi cho người lao động và đơn vị sử dụng lao động xác nhận quá trình đóng đã được cơ quan BHXH cập nhật và gửi lại cho cơ quan BHXH. Cơ quan BHXH phối hợp với đơn vị sử dụng lao động trả sổ BHXH cho người lao động.

Phương án 2: BHXH tỉnh/huyện thực hiện thu hồi toàn bộ sổ BHXH của người lao động đang làm việc và tham gia BHXH tại đơn vị sử dụng lao động. Thực hiện đối chiếu, cập nhật và bổ sung thông tin để hoàn thiện dữ liệu tham gia BHXH, BH thất nghiệp. Cơ quan BHXH thực hiện in tờ rời sổ BHXH đến 31/12/2015, phối hợp với đơn vị sử dụng lao động để trả sổ cho người lao động.

Về việc cơ sở dữ liệu của người tham gia BHXH: Đối với dữ liệu của người tham gia trước năm 2008, theo báo cáo của BHXH các tỉnh, thành phố, tính đến hết tháng 7/2010, tổng số sổ BHXH phải nhập vào dữ liệu là gần 7,5 triệu sổ, còn lại khoảng 3,4 triệu sổ phải tiếp tục nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý. Với những người tham gia từ năm 2008, sổ BHXH theo hình thức tờ rời với số lượng khoảng 5 triệu sổ. Với hình thức này, toàn bộ dữ liệu của người tham gia đều đã được quản lý đầy đủ trong phần mềm. Dữ liệu sổ BHXH với phần mềm là đồng nhất và đầy đủ hơn so với sổ cấp trước đây.

Trưởng Ban cấp Sổ - thẻ Chu Minh Tộ cho biết, toàn bộ 63 tỉnh, thành phố đều đang tồn tại cả hai loại mẫu sổ nêu trên.

Lãnh đạo BHXH một số tỉnh, thành phố cho rằng, cần phải rà soát dữ liệu trước khi trả sổ cho người lao động. Giám đốc BHXH TP. Hồ Chí Minh Cao Văn Sang cho biết, hiện nay, Thành phố đang lưu hành hơn 700 nghìn sổ BHXH và đang chuẩn bị phương án thu hồi về, rà soát dữ liệu. Tuy nhiên, để in lại hết 700 nghìn sổ này mất rất nhiều thời gian. Giám đốc BHXH TP. Hồ Chí Minh đề nghị, nhanh chóng hoàn thiện những tiện ích của phần mềm 3S để nhập dữ liệu sổ BHXH và chạy thử phần mềm ở 100 đơn vị sử dụng lao động.


Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Trần Đình Liệu nhấn mạnh, sổ BHXH giao cho người lao động phải là đầy đủ, chính xác. Việc trả sổ BHXH có mục tiêu làm giảm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp và hướng tới sử dụng sổ BHXH điện tử vào năm 2020.

Phát biểu tại Hội nghị, Thứ trưởng, Tổng Giám đốc Nguyễn Thị Minh nhấn mạnh, việc rà soát dữ liệu, trả sổ BHXH cho người lao động là thực hiện Luật BHXH và có những thông tin chuẩn xác để giải quyết chính sách. Việc trả sổ BHXH cho người lao động còn nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động, giảm bớt thủ tục hành chính.

Đồng ý với đề xuất của Giám đốc BHXH TP. Hồ Chí Minh, Thứ trưởng, Tổng Giám đốc chỉ đạo, triển khai thí điểm phần mềm 3S ở 100 đơn vị sử dụng lao động, sau đó tổng kết nhân rộng ra trên toàn địa bàn và ở các địa phương khác. Thứ trưởng, Tổng Giám đốc giao Trung tâm CNTT phối hợp với Ban quản lý dự án phần mềm nghiệp vụ để đôn đốc triển khai Phần mềm 3S.

Việc chuẩn bị điều kiện để trả sổ BHXH cho người lao động tự quản lý phải được làm cẩn thận, có lộ trình để đảm bảo tuân thủ luật pháp. Các địa phương tập trung làm tốt việc nhập dữ liệu, đảm bảo khớp hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử. Trong 2016 phấn đấu trả 5 triệu sổ có xác nhận của người lao động, chủ sử dụng lao động và cơ quan BHXH. 7 triệu sổ còn lại phải rà soát kỹ lưỡng, làm sạch đến đâu trả cho người lao động đến đấy./.