Báo cáo công tác lưu trữ của BHXH Việt Nam, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Nguyễn Thị Hà cho biết: Hiện nay, Trung tâm có diện tích 1.800m2, với 6.001.032 hồ sơ được lưu trữ. Trong đó, có 3.840.722 hồ sơ hưởng BHXH, 2.160.310 hồ sơ nghiệp vụ.

Việc tiếp nhận hồ sơ được chuyển đường bưu điện; tiếp theo cán bộ lưu trữ đối chiếu dữ liệu hồ sơ hưởng BHXH, cập nhật vào phần mềm quản lý và lưu trữ. Khi các đối tượng tham gia có vấn đề cần giải quyết thì sẽ lập danh sách đề nghị khai thác hồ sơ BHXH, lãnh đạo Trung tâm ký văn bản trả lời đề nghị khai thác và cán bộ văn thư phát hành văn bản trả lời về việc khai thác hồ sơ hưởng BHXH.

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Nguyễn Thị Hà nhấn mạnh: công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với cơ quan BHXH, với chức năng là đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho nhân dân và người lao động nên việc quản lý, lưu giữ hồ sơ của đối tượng rất quan trọng và Ngành đã thực hiện nền nếp từ nhiều năm qua. Tuy nhiên, khi số lượng hồ sơ ngày càng lớn, yêu cầu công việc ngày càng cao thì công tác lưu trữ hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế như: việc quản lý hồ sơ giấy như hiện nay để khai thác thông tin giải quyết chế độ BHXH cho người tham gia mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh đó, nhiều hồ sơ lưu trữ thời gian dài đến 60-70 năm dẫn đến bị hư hỏng theo thời gian. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hồ sơ tài liêu Ngành BHXH là hết sức cần thiết. Theo mô hình hướng tới lưu trữ tài liệu, hồ sơ điện tử của BHXH Việt Nam đang triển khai là scan dữ liệu hồ sơ giấy thành bản PDF, sau đó hệ thống nhận dạng tài liệu và nhập dữ liệu vào máy chủ để thực hiện khai thác tài liệu trên toàn hệ thống nội bộ. Khi mà triển khai thành công số hoá lưu trữ tài liệu, hồ sơ điện tử thì việc khai thác và tra cứu thông tin của người tham gia sẽ rút ngắn được thời gian giải quyết các chế độ, chính sách BHXH.

Bà Orna, Giám đốc Công ty Supercom (Nhà nước Israel) cho rằng: Theo xu thế, tài liệu lưu trữ hành chính, nghiệp vụ của BHXH Việt Nam ngày càng có số lượng lớn. Vì vậy, cần tăng cường các biện pháp lưu trữ bằng các phương tiện hiện đại, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại. Để hiện đại hóa công tác lưu trữ, chuyển dần hồ sơ từ lưu trữ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử Bà Orna, Giám đốc Công ty Supercom (Nhà nước Israel) đề xuất: BHXH Việt Nam cần xây dựng được hệ thống phần mềm cập nhật thông tin, bảo đảm việc khi có bổ sung hoặc sai sót thông tin của người tham gia thì sẽ chỉnh sửa trên một bản thứ 2,3 nhưng không làm ảnh mất bản chính của hồ sơ. Đồng thời phải thiết lập hệ thống tra cứu thuận tiện, khoa học. Việc này cần đến sự hỗ trợ quan trọng của phía cung cấp dịch vụ phần mềm, và việc cam kết hỗ trợ khi có vấn đề về kỹ thuật. Bên cạnh đó, BHXH Việt Nam cần thực hiện chữ ký số để làm cơ sở pháp lý khi triển khai.

Hội nghị lần này nhằm trao đổi, thảo luận và chia sẻ kinh nghiệm của thế giới trong việc tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ, hướng tới số hoá lưu trữ tài liệu, hồ sơ điện tử của BHXH Việt Nam, nhằm đảm bảo nguồn dữ liệu quan trọng, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động của Ngành được thông suốt./.

Nguồn TC BHXH