Trước đây, công tác lưu trữ đã được triển khai thực hiện tại đơn vị, tuy nhiên so với yêu cầu thực tế chưa đem lại hiệu quả cao. Trong giai đoạn từ năm 2010 đến nay, số lượng công việc của đơn vị ngày càng nhiều, hồ sơ đối tượng tăng cao, đòi hỏi công tác lưu trữ cần được quan tâm, chú trọng hơn trước.

Vì vậy, ngay từ đầu năm 2010, BHXH tỉnh Khánh Hòa đã phối hợp với Cục Lưu trữ tỉnh tiến hành tổng hợp tất cả các loại hồ sơ để thực hiện sắp xếp và lưu trữ theo đúng quy định về chế độ bảo quản. Tại thời điểm này, mặc dù điều kiện cơ sở vật chất, nguồn kinh phí của đơn vị còn hạn hẹp nhưng BHXH tỉnh đã cố gắng đầu tư về cơ sở hạ tầng và cả công sức nhằm đạt được kết quả tốt hơn trong công tác lưu trữ và đã bố trí 03 kho lưu trữ với đầy đủ phương tiện, thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ (với 6 kệ đôi, 1 kệ đơn, 36 ngăn, 1.498 hộp, 40 tủ và 240 ngăn đựng hồ sơ, tài liệu, bàn làm việc, máy vi tính phục vụ cho việc tra cứu thông tin…).

Tính đến hết tháng 6/2014, văn phòng tỉnh có 105.846 hồ sơ chế độ BHXH tương đương với 141,74 mét tài liệu và 6.353 hồ sơ nghiệp vụ tương đương 156,98 mét được đưa vào lưu trữ. Trong đó, có 17.921 hồ sơ hưởng chế độ hưu trí; 431 hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động; 1.296 hồ sơ hưởng chế độ tử tuất; 36.536 hồ sơ hưởng chế độ BHXH 1 lần…

Bên cạnh đó, BHXH tỉnh cũng tiếp tục tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ, sử dụng phần mềm “Quản lý hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng” phiên bản 3.0 (BHXH Net 3.0) theo đúng hướng dẫn của BHXH Việt Nam. Hàng tháng, kịp thời chuyển dữ liệu và gửi hồ sơ về Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam đúng thời gian quy định, hồ sơ luôn được kiểm tra chính xác, đầy đủ.

Hiện nay, công tác lưu trữ đã được BHXH tỉnh tiếp tục triển khai đến tất cả các đơn vị trực thuộc, đặc biệt là đối với BHXH cấp huyện. Theo đó, chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác lưu trữ và ứng dụng có hiệu quả các phần mềm, quy trình về quản lý, lưu trữ hồ sơ. Kết quả, đã có 5/8 BHXH cấp huyện đã bố trí phòng lưu trữ riêng, với đầy đủ giá, kệ, tủ đựng hồ sơ và một số thiết bị cần thiết như: Ninh Hòa, Cam Lâm, Cam Ranh, Khánh Vĩnh…

Để tiếp tục thực hiện tốt công tác lưu trữ, thời gian tới BHXH tỉnh sẽ tăng cường kiểm tra, rà soát lại tất cả kho lưu trữ hồ sơ của BHXH cấp huyện để kịp thời điều chỉnh, bổ sung hoàn thiện hơn; thường xuyên cập nhật, ứng dụng hiệu quả các phần mềm quản lý của BHXH Việt Nam cung cấp; tự xây dựng một số chương trình, phần mềm nhỏ để hỗ trợ cho công tác lưu trữ; tổ chức tập huấn bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ đang đảm nhiệm công tác lưu trữ tại BHXH tỉnh và các đơn vị trực thuộc… nhằm phục vụ tốt công tác quản lý, khai thác và bảo quản hồ sơ lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính tại BHXH tỉnh Khánh Hòa./.

Nguồn baohiemxahoi.gov.vn