Quyết định quy định, đối tượng áp dụng là công chức, viên chức BHXH tỉnh, huyện có liên quan trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC BHXH; các cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết TTHC BHXH, các tổ chức I-VAN các các tổ chức dịch vụ bưu chính có liên quan.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan BHXH được tổ chức và quản lý theo hệ thống dọc từ Trung ương xuống địa phương: tại Trung ương là Công thông tin điện tử BHXH Việt Nam; tại BHXH tỉnh là Phòng Tiếp nhận và Trả kết quả TTHC đặt tại trụ sở BHXH tỉnh; tại BHXH huyện là Tổ Tiếp nhận và quản lý hồ sơ đặt tại trụ sở BHXH huyện.

Theo đó, việc thực hiện phải tuân thủ nguyên tắc bảo đảm sự phối hợp giữa BHXH các cấp trong việc thẩm tra xác minh hồ sơ, không được yêu cầu cá nhân, tổ chức thực hiện các công việc thuộc trách nhiệm của cơ quan BHXH; việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện không quá 01 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Có 03 hình thức tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, cụ thể như sau: thực hiện qua giao dịch điện tử; thực hiện qua dịch vụ bưu chính và trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.

Khi thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, viên chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ: trường hợp hồ sơ hợp lệ, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ, lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo Mẫu.

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, xác minh chưa hoặc không đủ điều kiện giải quyết, viên chức báo cáo lãnh đạo BHXH tỉnh hoặc lãnh đạo BHXH huyện, trả lại hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cần bổ sung hoặc không giải quyết.

Các hồ sơ quá hạn giải quyết, Bộ phận nghiệp vụ phải thông báo ngay cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, đồng thời gửi văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả lần sau.

Khi tiếp nhận hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, viên chức Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ nhân viên bưu chính. Sau khi giải quyết, viên chức Bộ phận tiếp nhận hồ sơ bàn giao hồ sơ cho nhân viên bưu chính để trả cho tổ chức, cá nhân.

Đối với hồ sơ điện tử, tiếp nhận hồ sơ theo Khoản 1 Điều 15 Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ thí điểm về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT như sau: Người nộp hồ sơ BHXH điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết.

Ban hành kèm theo Quyết định này là các biểu mẫu về: 1- Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; 2- Mẫu phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ; 3- Danh sách bàn giao hồ sơ đã giải quyết TTHC; 4- Danh sách bàn giao hồ sơ đã giải quyết TTHC; 5- Mẫu báo cáo kết quả tiếp nhận hồ sơ và giải quyết TTHC./.