Đăng ký mã định danh duy nhất

Theo quan điểm của các chuyên gia WB, người tham gia BHXH nên tự đăng ký mã định danh duy nhất ngay khi có nghiệp vụ phát sinh trong hệ thống BHXH; sổ BHXH giấy sẽ được thay thế bằng sổ BHXH số; thẻ BHYT được phát hành qua internet, thẻ BHYT giấy được thay thế bằng thẻ số, không cần gia hạn thẻ trên giấy; thay đổi hiện trạng pháp lý của đơn vị SDLĐ được quản lý và thông báo bởi các cơ quan liên ngành; BHXH Việt Nam không cần nhận, xử lý và lưu giữ tài liệu chứng từ dạng giấy, 100% dạng số sẽ đưa vào hoạt động; tạo toàn quyền tự chủ cho các đơn vị khai báo và vận hành các nghiệp vụ khai báo và thu; các đơn vị khai báo không cần khai báo việc tăng hoặc giảm người tham gia BHXH, BHYT, mức lương trước đây trong tờ khai; việc khai báo được thực hiện hàng tháng cho tất cả người tham gia, mức đóng trong kỳ; một mẫu kê khai hợp nhất sẽ được thay thế cho toàn bộ các mẫu biểu khai báo trước đây trong 31 quy trình; quy trình kiểm soát thông tin tức thì trong quá trình khai báo đảm bảo chất lượng của thông tin, các lỗi thông tin sẽ bị từ chối, chỉ thông tin đúng mới được cập nhật và chấp nhận; đơn vị khai báo nhận giấy xác nhận khai báo trực tuyến và thông báo số tiền cần thanh toán, ký thanh toán  ngay sau khi nghiệp vụ khai báo kết thúc; các khoản nợ trước, lãi phát sinh, phạt hành chính sẽ được tự động tính toán trên hệ thống và lũy kế với thông tin vừa khai báo; chức năng kiểm soát hiện thời sẽ chuyển sang hậu kiểm, khả năng phân tích đảm bảo thông tin chuẩn tối đa; chủ động khai báo, kiểm soát các dữ liệu về nghỉ ốm, thai sản, nghỉ con ốm trong kỳ sẽ cung cấp đầu vào (thông tin) cho quá trình tái cấu trúc các quy trình thanh toán các quyền lợi của người tham gia.

Nâng cao trách nhiệm

Cũng theo các chuyên gia WB, để việc tái cấu trúc các quy trình nghiệp vụ, ứng dụng CNTT trong hoạt động BHXH, thực hiện cải cách thủ tục hành chính có hiệu quả thì các bên liên quan (đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ), cơ quan BHXH, người tham gia) phải nâng cao trách nhiệm của mình. Trong đó, đơn vị SDLĐ phải chịu trách nhiệm về việc xác thực, quản trị và lưu giữ các tài liệu chứng từ cho mục đích kiểm tra, kiểm soát; khai báo chính xác thông tin của các tài liệu chứng từ cho cơ quan BHXH thông qua mẫu khai báo thống nhất; tạo điều cho công tác kiểm toán, thanh tra, kiểm tra sau này của BHXH Việt Nam; ký điện tử tất cả các khai báo thông nhất được nộp cho BHXH Việt nam; thanh toán chính xác khoản đóng BHXH, BHYT được lập và thông báo tự động bởi hệ thống của BHXH Việt Nam hoặc yêu cầu thanh toán tiếp theo nếu có.

BHXH Việt Nam có trách nhiệm cung cấp mẫu chuẩn để khai báo các nghiệp vụ BHXH; cung cấp dịch vụ trực tuyến dễ truy cập cho các đơn vị SDLĐ, người tham gia (gọi chung là đối tượng) khai báo để vận hành tự động các chức năng Đăng ký và Thu; cung cấp các nguyên tắc phê chuẩn trực tuyến và đáp ứng tức thì tới đối tượng khai báo; tính chính xác số dư còn nợ bởi đơn vị khai báo và thông báo con số này trực tuyến cùng với kết quả khai báo ngay sau khi nhận được thông tin khai báo; cung cấp cho đối tượng khai báo công cụ thanh toán của BHXH Việt Nam, được điền sẵn để thanh toán.

Người tham gia BHXH khai báo và nhận mã số định danh duy nhất trên hệ thống BHXH; đăng ký tài khoản dữ liệu trong hệ thống BHXH; đảm bảo tính bảo mật của thông tin trong tài khoản của mình; đảm bảo các thông tin cá nhân và thông tin xác định được khai báo trong hệ thống (ví dụ: số tài khoản..).

Ngoài trách nhiệm của các bên liên quan, hệ thống BHXH cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản để triển khai tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, ứng dụng CNTT vào quản lý. Cụ thể, cơ quan BHXH cấp mã số định danh duy nhất cho đơn vị khai báo và người tham gia trong toàn quốc, mã số định danh duy nhất sẽ thay thế sổ BHXH và thẻ BHYT; hoạt động đăng ký, chức năng thu và các dữ liệu, lịch sử tham gia BHXH của người tham gia hiện được lưu giữ trong phần mềm thu SMS ở quận/huyện phải được hợp nhất, lưu giữ và duy trì tập trung ở cấp quốc gia; các thiết bị phần cứng, phần mềm xử lý phải hỗ trợ môi trường WEB và cũng phải được tập trung ở trung ương; các kết nối từ Trung tâm dữ liệu quốc gia tới tất cả 63 cơ quan BHXH cấp tỉnh được vận hành liên tục; dữ liệu lịch sử dịch vụ và dữ liệu về người chi trả, người tham gia được cung cấp từ trên xuống dưới, từ trung ương xuống cấp tỉnh và cấp huyện.