Báo cáo công tác lưu trữ với Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Thị Minh, theo Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Nguyễn Thị Hà: Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ có diện tích 1.800m2, với 3.853.258 hồ sơ được lưu trữ. Trung tâm Lưu trữ có vai trò quản lý, lưu giữ hồ sơ làm cơ sở chi trả, giải quyết các chế độ BHXH, BHYT cho nhân dân. Trong những năm qua, đối tượng tham gia BHXH, BHYT tăng cao, số lượng hồ sơ ngày càng lớn (bình quân mỗi tháng Trung tâm Lưu trữ tiếp nhận hơn 15.000 hồ sơ chuyển về từ BHXH các tỉnh, thành phố trên cả nước và trả về, giải quyết cho khoảng 800 -1000 hồ sơ/tháng), do đó yêu cầu công việc ngày càng cao. Tuy nhiên, hiện nay hồ sơ của người tham gia BHXH đang lưu trữ dưới dạng hồ sơ giấy dẫn đến nhiều hạn chế như: việc quản lý hồ sơ giấy còn thủ công, mất rất nhiều thời gian để khai thác thông tin, giải quyết chế độ BHXH cho người tham gia. Bên cạnh đó, nhiều hồ sơ lưu trữ thời gian dài dẫn đến bị hư hỏng theo thời gian. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liêu Ngành BHXH là hết sức cần thiết. Dự án “xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong hệ thống Ngành BHXH” do Trung tâm Lưu trữ thực hiện hướng tới mô hình lưu trữ tài liệu, hồ sơ điện tử. Ưu điểm của việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử sẽ đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; các bản sao lưu dự phòng hồ sơ, tài liệu lưu trữ gốc giúp cho việc bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu. Bên cạnh đó, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử giúp cho việc khai thác thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian (từ mất 08 giờ trong khai thác hồ sơ giấy và mất 01-02 tuần chuyển hồ sơ về BHXH tỉnh, thành phố để giải quyết, nhưng với việc chuyển sang lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử sẽ giảm xuống còn 10 phút khai thác thông tin và BHXH các tỉnh, thành phố chỉ cần tra thông tin trực tiếp trên hệ thống máy chủ tại Trung ương chỉ vài giây sẽ có dữ liệu khai thác của người tham gia). Việc triển khai hồ sơ điện tử sẽ góp phần đẩy mạnh việc cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

Phát biểu tại buổi làm việc, Thứ trưởng, Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Thị Minh ghi nhận và đánh giá cao những sáng kiến, đề xuất của Trung tâm Lưu trữ trong việc cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử. Mô hình lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử rất có giá trị, khoa học. Tổng Giám đốc Nguyễn Thị Minh yêu cầu Trung tâm Lưu trữ phối hợp Trung tâm Công nghệ thông tin đẩy nhanh việc triển khai Dự án “xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong hệ thống Ngành BHXH” đưa công tác lưu trữ của Ngành ngày càng khoa học hơn, đáp ứng yêu cầu quản lý trong tình hình mới./.

Nguồn TC BHXH