Nội dung hướng dẫn được chia làm 6 bước cụ thể nhằm làm rõ quy trình tiếp nhận sổ BHXH và các mẫu số 01, mẫu số 02, mẫu số 03 do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành tại Công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về rà soát bàn giao sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động.

Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1. Cơ quan BHXH in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03), Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) gửi đơn vị sử dụng lao động.

Bước 2. Đơn vị sử dụng lao động

- Nhận Mẫu số 03 và Mẫu số 01 từ cơ quan BHXH;

- Chuyển Mẫu số 03 đến tay người lao động.

Bước 3. Người lao động

- Nhận Mẫu số 03 từ đơn vị sử dụng lao động, kiểm tra thông tin với nội dung cụ thể như sau:

+ Về nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch (dựa vào giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh của người lao động do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định).

+ Thời gian tham gia BHXH: rà soát lại quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của người lao động đối với thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng (thời gian đóng BHXH, BHTN đã hưởng không rà soát lại).

+ Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị:

* Sổ BHXH phải ghi đầy đủ cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc theo quyết định hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc;

* Hồ sơ xác định cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị của người lao động: quyết định hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc;

+ Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BHTN.

+ Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (ghi địa chỉ nơi cơ quan, đơn vị đóng trụ sở (ghi rõ xã, huyện, tỉnh theo quyết định hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc).

- Ghi lại các thông tin đề nghị điều chỉnh (trong trường hợp có sự sai lệch thông tin) và ký xác nhận vào Mẫu số 03.

- Nộp lại Mẫu số 03 cho đơn vị sử dụng lao động;

Bước 4. Đơn vị sử dụng lao động:

- Nhận Mẫu số 03 từ người lao động và ký xác nhận trên Mẫu số 03.

- Chuyển cơ quan BHXH: sổ BHXH theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) có  ký và đóng dấu tại bên giao của Mẫu số 01; Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03).

Bước 5. Cơ quan BHXH:

- Nhận sổ BHXH theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01), có ký tại bên nhận của Mẫu số 01; Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) của đơn vị sử dụng lao động;

- Tổ chức rà soát, thẩm định, nhập dữ liệu sổ BHXH.

Trường hợp có sự sai lệch thông tin trên Mẫu số 03, cơ quan BHXH thông báo (gửi Mẫu số 02) và hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động, người lao động bổ sung hồ sơ đề nghị cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH. đơn vị sử dụng lao động chuyển tận tay Mẫu số 02 và hướng dẫn người lao động để cung cấp, bổ sung hồ sơ và các thông tin,  sau đó chuyển cơ quan BHXH Mẫu số 02 kèm theo hồ sơ bổ sung.

- Sau khi hoàn thành việc thẩm định, nhập dữ liệu sổ BHXH, cơ quan BHXH bàn giao sổ BHXH và Mẫu số 01 cho đơn vị sử dụng lao động.

Bước 6. Đơn vị sử dụng lao động:

- Nhận Mẫu số 01 (ký và đóng dấu vào Bên nhận) và sổ BHXH từ cơ quan BHXH.

- Tổ chức bàn giao sổ BHXH đến tay người lao động (người lao động nhận sổ ký tên vào cột số 4 của Mẫu số 01);

- Sau khi hoàn thành việc bàn giao sổ BHXH cho người lao động, đơn vị sử dụng lao động gửi 01 bản Mẫu số 01 cho cơ quan BHXH và lưu 01 bản tại đơn vị sử dụng lao động.

Theo kế hoạch đề ra, Bảo hiểm xã hội tỉnh Lâm Đồng phấn đấu hoàn thành sớm việc bàn giao sổ BHXH cho người lao động trước thời gian quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Download văn bản số 242/BHXH-QLT

Trần Sơn